Conseil en achat IT & Information - EPSA Operation & Procurement

Conseil et stratégie d‘achat en IT, Système d’Information et Télécom
Comment optimiser votre performance IT & Télécom ?

vos enjeux : optimiser la gestion de vos achats IT et Télécom

Pour répondre à vos besoins et vos enjeux stratégiques, EPSA vous accompagne dans l’optimisation de votre performance IT & Télécom, qu’elle soit financière, technique ou organisationnelle.

Notre mission est de vous apporter des conseils personnalisés pour vous permettre de :
• Cartographier l’ensemble de votre périmètre achat
• Définir de manière précise vos besoins
• Rechercher, évaluer et choisir les fournisseurs correspondants à vos attentes
• Réaliser des économies et maitriser vos dépenses IT
• Mettre en place des bonnes pratiques et des indicateurs de performance
• Sécuriser vos données et le fonctionnement des applications et des contrats
• Piloter vos achats et migrer vers des processus innovants
• Déployer des outils de suivi et de contrôle
• Réduire l’empreinte environnementale de l’IT

Nos offres IT et Télécom

Leader de la performance opérationnelle, EPSA s’adapte à votre besoin en vous proposant 3 formules de mission selon votre choix :

La mission en RégieLe plan de performanceLe projet cible

La mission en Régie

C’est l’intervention d’un consultant IT au sein de votre entreprise afin de répondre à vos différents besoins, généralistes ou spécifiques. Nous déterminons avec vous le profil recherché ainsi que le temps nécessaire à l’accomplissement de la mission.

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Le plan de performance

Vous avez besoin de réaliser des économies de masse sur l’ensemble de vos achats IT ? Le plan de performance est la solution que nous vous proposons. Nous réalisons un diagnostic de l’ensemble de vos achats IT en classifiant la dépense par famille dans un premier temps. Dans un second temps, nous établissons des recommandations sur la base de nos analyses comparatives, nos études de marchés et nos benchmarks. Enfin, nous vous proposons des actions prioritaires à mettre en place pour réaliser des économies et nous les mettons en œuvre après validation par vos soins. Le plan de performance ne nécessite pas d’intervention en régie, cette formule peut être réalisée au forfait ou aux success fees. Les initiatives sont priorisées et nous nous attachons à baisser vos dépenses tout en maintenant le niveau de qualité que vous attendez.

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Le projet cible

Vous avez besoin d’un accompagnement sur un sujet IT comme le déploiement d’un logiciel, la signature d’un contrat cadre, une négociation en gré à gré, la définition d’un nouveau besoin, un sourcing, une étude de marché, un audit interne ou un audit de vos prestataires ? EPSA vous propose des prestations forfaitaires ou aux success fees afin de répondre à votre besoin. L’intervention d’un consultant au sein de votre structure n’est pas nécessaire. Nous vous apportons l’expertise sur tout sujet lié à l’IT & T et nous vous permettons de gérer ce projet cible dans les meilleures conditions.

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nos moyens : des consultants spécialisés en IT et Télécom

Les consultants que nous mettons à votre disposition sont spécialisés sur les sujets IT & T. Leur expertise est déployée aussi bien auprès de PME que des grands comptes internationaux.

De plus, ils ont à leur disposition les benchmarks et les études de marché réalisés par EPSA pour mener à bien leurs missions. Du fait des diverses missions effectuées par nos consultants, ils ont une vision précise des pratiques fournisseurs, des conditions commerciales et connaissent les risques et les pièges à éviter.

Ils ont également la possibilité de s’appuyer sur des partenariats visant à proposer une expertise technique ou des logiciels visant à optimiser la performance. Chaque consultant est suivi par son Delivery Manager qui lui apporte un support sur la réalisation de ses projets et à la capacité de solliciter des experts pour des problématiques bien ciblées.

Pour répondre à votre besoin, nous mettons à votre disposition les profils suivants :

Consultants achats sénior, confirmé, junior
Chef de projet AMOA
Software assets Manager
Contract Manager

Nos domaines d’expertise

Nous proposons une offre complète et des conseils adaptés à votre environnement. Incontournable dans la stratégie d’entreprise, le budget IT & T (1er budget des achats hors production) est en forte croissance et comprend une multitude de composants dont à titre d’exemples :

Nos domaines d’action

La P2iLes postes de travailLa téléphonie mobileLe softwareLes copieurs multi-fonctions

La P2i (Prestation Intellectuelle Informatique)

Exemple de problématique : Optimisation d’un panel fournisseurs et gestion du référencement au fil de l’eau

Domaine d’activité : Cosmétique

Un industriel possède un référencement fournisseurs qui ne donne pas satisfaction à ces prescripteurs internes. Ces derniers le contournent et la vision Achats ne reflète pas la consommation réelle au sein de la structure. Les dépenses ne sont pas maitrisées, le référencement n’est pas appliqué, il y a de fortes zones de risques sur le sujet.

Après la renégociation du référencement et la mise en place d’un nouveau panel, nous avons mis en place un Sourcing Desk pour gérer l’ensemble des demandes de prestations intellectuelles informatiques. Une plate-forme intuitive à multiples facettes permet aux prescripteurs internes IT & T d’exprimer au mieux leurs besoins et à l’issue des prestations, d’évaluer leur qualité.

Le processus est rationalisé, du prescripteur à l’acheteur en passant par le contrôle de gestion, chacun joue son rôle et suit le workflow de la solution. Autour de ce service, nous avons mis en place une équipe dédiée pour la gestion quotidienne de ces demandes d’achats ainsi que des sessions de formation pour sensibiliser l’ensemble des prescripteurs.

A l’aide de ce Sourcing Desk nous avons doublé le taux de couverture des achats sur cette catégorie, amélioré les conditions commerciales et la satisfaction des utilisateurs. De plus, le reporting d’activité a été optimisé avec un suivi de la performance achats et de la performance des fournisseurs.

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Les postes de travail

Exemple de problématique : Optimisation d’un parc matériel et contractualisation à l’échelle européenne

Domaine d’activité : Transport

Cette multinationale française détient une importante quantité de matériels (laptops, desktops, tablettes, accessoires) avec une hétérogénéité dans les marques, les références et les configurations qui pose des problématiques de gestion opérationnelle du parc et d’optimisation des conditions financières.

Nous avons créé un groupe de travail européen afin de définir des profils utilisateurs types et d’associer à chaque usage la bonne configuration. Grâce à nos experts, nous avons négocié un contrat pour la zone Europe avec des prix et des SLA uniformes. Le client génère ainsi après notre intervention des économies significative sur les coûts de ses équipements, accessoires et services, homogénéise son parc et améliore son processus de commande.

Nous l’accompagnons sur la phase de contractualisation, sur la rédaction du kit de déploiement et sur la mise en œuvre des revues de performance avec le fournisseur sélectionné.

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La téléphonie mobile

Exemple de problématique : Optimisation et rationalisation d’une flotte mobile et suivi des consommations pour définir une politique d’attribution

Domaine d’activité : Traitement des eaux et des déchets

Un grand gestionnaire des ressources naturelles rencontre des difficultés sur la gestion fine de sa flotte mobile. Par un manque de ressource (gestionnaire de flotte) sur le sujet, aucun suivi n’est assuré sur la consommation mensuelle et la dépense annuelle. De plus, la société ne dispose pas d’une politique d’attribution pour les téléphones mobiles collaborateurs.

Dans un premier temps, notre équipe s’est chargé d’établir un état des lieux du parc mobiles pour comprendre au mieux la consommation réelle afin de proposer des leviers de rationalisation et d’optimisation. Dans un second temps, un gestionnaire de flotte mobile EPSA a établi des rapports trimestriels lui permettant d’avoir une vision exhaustive sur la dépense et la consommation moyenne.

Grâce à cette gestion fine, le client génère de fortes économies tout au long de l’année et voit aussi la mise en place d’une politique d’attribution des mobiles plus adaptée. Ainsi, sa gestion des coûts et le pilotage de sa performance sur les dépenses en communication mobile sont aujourd’hui mieux gérés et encadrés ce qui lui permet de réduire une partie de ses coûts indirects.

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Le software

Exemple de problématique : Audit de parc logiciel, optimisation et revue contractuelle d’utilisation logiciel

Domaine d’activité : Ingénierie

Cette entreprise française présente dans les secteurs de l’aménagement des infrastructures de transport, d’eau et du secteur de l’environnement rencontre un problème avec l’éditeur de son application métier qui ne souhaite plus assurer la maintenance de sa solution en mode on premise. Le client subit inopinément le changement de modèle vers un mode locatif SaaS, ce qui lui pose des problèmes opérationnels et financiers, car il n’a pas budgété cette augmentation et encore moins les coûts projets liés à ce changement de modèle.

Après avoir comparé les deux modèles d’abonnements, nos consultants IT ont négocié avec l’éditeur afin de prolonger la période de maintenance de la solution on premise et ainsi préparer la migration vers le cloud. Le client a vu diminuer significativement ses coûts de migration par rapport à la proposition initiale de l’éditeur.

Une rationalisation des usages et une optimisation des paliers utilisateurs a également permis de réduire les coûts grâce aux recommandations proposées par nos équipes. De plus, l’étude des deux modèles économiques et l’expertise de nos équipes ont permis de revoir les engagements contractuels du client ainsi que les services liés.

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Les copieurs multi-fonctions

Exemple de problématique : Revu de l’existant et préconisation d’optimisation et de rationalisation du parc avant renégociation

Domaine d’activité : Industrie

Une entreprise de production et de développement de matériel écoresponsable dans le secteur de l’énergie, rencontre des problématiques dans la gestion de son contrat et du pilotage de son parc d’imprimantes muti-fonctions qui n’est plus en adéquation avec ses besoins et dont le coût n’est pas maîtrisé en interne.

Après un diagnostic, une revue du parc en place incluant la localisation des matériels et du contrat en cours, nos consultants experts dans le domaine de l’impression ont identifié une problématique de rationalisation et d’optimisation du parc, ainsi qu’une problématique tarifaire des loyers des machines et du coût à la page. Après une analyse détaillée, notre équipe de consultant a proposé des recommandations pour la rationalisation et l’optimisation du parc en lien avec la consommation afin de réduire les coûts tout en répondant aux besoins internes du client.

D’un autre côté, une renégociation des loyers et des coûts à la page a été réalisée et menée par nos consultants afin revoir les exigences tarifaires du fournisseur en fonction des besoins du client et de la réalité du marché. Une printing policy a également été rédigée et déployée au sein de l’entreprise. Avec ces mesures, le client génère des économies significatives par rapport à la situation initialement présentée sur la gestion du parc d’imprimantes.

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la touche EPSA operations and procurement

Notre valeur ajoutée

Nos consultants, issus du monde de l’entreprise, ont une parfaite connaissance de ces sujets IT/Télécom, ils maîtrisent les méthodologies et SI Achats et interviennent aussi bien auprès de PME que de grands comptes internationaux. Ils ont une vision précise des pratiques fournisseurs, des conditions commerciales et connaissent les risques et les pièges à éviter.

Un système de back office performant, leur permet de connaître les dernières évolutions du marché et d’avoir accès à des benchmarks pertinents pour analyser les réponses aux appels d’offres.

Vos objectifs nos solutions

Du fait de leurs expériences, nos équipes maitrisent les techniques de négociation et ont à leur disposition de nombreux benchmarks sur une large gamme de sujets afin de trouver le prestataire qui convient le mieux à votre besoin. Tout cela au meilleur prix.

Nos équipes réalisent un diagnostic de l’ensemble de vos infrastructures et votre cartographie applicative.

Nos équipes étudient votre besoin et vous proposent des solutions afin d’ajuster vos dépenses à vos besoins.

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Antoine Passat – Directeur Expert IT