Et si Excel ne suffisait plus pour une bonne gestion de votre parc automobile ?

Un nombre important de gestionnaires continuent de piloter leur parc avec des feuilles de calcul excel. Les grands parcs de véhicules sont également concernés, on observe une tendance à multiplier les outils : excel, outil de gestion de parc. Quelle solution s’avère la plus viable à utiliser sur le long terme ?

La gestion de parc via Excel : un incontournable ?

Quels sont les avantages et les limites d’un outil Excel ?

Les gestionnaires de parcs de petite taille ont peu d’intérêt à mettre en place un logiciel de gestion pour des raisons évidentes de coûts.

Pour des parcs de véhicules plus importants, il s’avère risqué de se limiter à un tableau de bord réalisé sur Excel, cela pourrait potentiellement mettre la flotte automobile en difficulté d’un point de vue opérationnel et financier.

Les avantages liés à Excel sont son faible coût d’implémentation ainsi que sa facilité d’utilisation et d’importation de données.

Néanmoins, Excel présente de nombreuses limites : les fonctionnalités et les reportings sont limités, les retards ou des erreurs dans la saisie des données peuvent entraîner des délais dans les prises de décisions et donc des problèmes opérationnels. Excel ne permet pas d’archiver des informations. Enfin, la gestion des amendes ou la vérification du permis de conduire doit se faire manuellement.

Quelles sont les solutions alternatives au tableur Excel ?

Dans les entreprises, les logiciels de gestion de flotte se multiplient, tout comme les dispositifs de télématique embarquée.

Les outils de gestion de flotte automobile gèrent tous les aspects d’une flotte, de la commande jusqu’à la restitution. Il existe différents types de solutions, de l’intranet du loueur, mis à disposition sans coût supplémentaire, à des logiciels de gestion de parc automobile indépendants et des outils de télématiques embarquée.

Les extranets des loueurs évoluent, mais imposent à l’entreprise le choix d’un seul loueur, ou alors d’extraire les données de tous les extranets des loueurs et de les exporter sur Excel afin de lui regrouper et de créer des reportings.

Les logiciels de gestion de parc automobile indépendants proposent des fonctionnalités très pertinentes pour des parcs techniques ou des flottes importantes de véhicules. Un gain d’indépendance à l’égard du loueur et des autres fournisseurs.

Ces systèmes peuvent s’intégrer à ceux de vos fournisseurs ou de votre service comptabilité, pour gérer des tâches comme la gestion des commandes, la gestion des factures et des paiements. 

De nombreux processus et procédures de reporting ainsi que des alertes (pour la révision d’un véhicule par exemple) peuvent être automatisés. Cela permet de réduire considérablement les tâches administratives et augmente l’efficacité opérationnelle.

Certaines structures ont la possibilité de s’intégrer aux autorités telles que le SIV (Service des Immatriculations des Véhicules) pour la gestion des cartes grises ou l’ANTAI pour la gestion des amendes. Ce qui permet de gérer des opérations de manière conforme et légale.

Au final, l’utilisation d’excel peut se justifier si un ou plusieurs des motifs repris ci-après sont présents. À savoir, le parc à gérer est inférieur à 100 véhicules, la fréquence de renouvellement des véhicules n’est pas très rapide, le nombre de catégories de véhicules est peu important, une stratégie mono-fournisseur, et aussi que la loi de roulage des véhicules reste régulière.

Cela dit, dans la majeure partie des cas, ces situations restent assez marginales et la mise en place d’un outil de gestion de parc s’avère indispensable pour une bonne gestion et une bonne maîtrise des coûts et des moyens.