3 points essentiels à respecter pour une car policy efficace

La “car policy” ou la politique automobile est au cœur de la stratégie d’une entreprise. Elle représente l’ensemble des règles de fonctionnement lié à l’utilisation des véhicules par les collaborateurs. Elle n’est pas obligatoire, mais semble nécessaire au sein d’entreprises ayant une flotte automobile de plus de 50 véhicules de fonction et parcourant plus de 30 000 kilomètres par an. Elle permet de maîtriser le coût total de possession et d’éviter des litiges entre les salariés.

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Chaque entreprise fixe ses propres règles afin de décider quels collaborateurs pourront bénéficier d’un véhicule de fonction ou de service et quels sont les modèles les plus intéressants pour l’entreprise après négociation (tant pour l’entreprise en termes de coûts que pour le collaborateur pour cet avantage en nature).
Nous vous donnons trois notions clés à connaître pour rendre votre car policy efficace pour votre politique de flotte automobile.

 

Quels sont les rôles de chacun dans la mise en place de la car policy ?

 

Le rôle de l’employeur

La car policy de l’entreprise est portée en général par quatre services : la direction générale, la direction des Ressources Humaines (DRH), la direction financière et le département des achats. Le fonctionnement du parc automobile peut toutefois varier en fonction du secteur d’activité de l’entreprise.

La DRH a un rôle important, car la voiture de société est un réel élément de fidélisation pour le salarié. Elle doit contrôler les coûts tout en satisfaisant les besoins des collaborateurs.

La direction générale, avec l’aide de la direction financière et la direction des achats, établie la grille des véhicules : les marques, les modèles, les différentes options et la durée de détention d’un modèle en fonction du kilométrage annuel (déterminée par la “consommation” prévisionnelle de la personne qui va utiliser le véhicule).

Ainsi, tous ces différents services de l’entreprise sont en mesure de définir les principes de fonctionnement du parc automobile de l’entreprise :

• les règles d’attribution des véhicules selon le statut de chaque collaborateur,
• les conditions pour changer de modèle de voiture en fonction d’un changement de poste ou d’une certaine évolution,
• l’utilisation en dehors du cadre professionnel,
• l’autorisation ou non de conduite par un autre conducteur, etc.

 

Le rôle du collaborateur

Le collaborateur, en signant la car policy, s’engage à respecter :

• les règles d’utilisation de sa voiture de fonction,
• l’ensemble des règles d’attribution,
• les modalités de restitution du véhicule en fin de contrat ou lors d’un changement éventuel,
• la zone géographique pour l’utilisation du véhicule,
• les règles de sécurité et les interdictions du conducteur,
• le fonctionnement de la carte carburant de l’entreprise,
• la politique d’assurance,
• les frais de réparation et les conditions de maintenance et entretien au quotidien,
• les procédures à suivre en cas d’accident, vol ou panne, etc.

 

L’ensemble de ces droits et obligations entre l’employeur et le collaborateur peuvent être inscrits dans un contrat qui peut se présenter sous la forme d’une charte ou d’un règlement.

 

 

Un modèle d’attribution défini en fonction de critères précis

 

Dans la car policy appliquée par l’entreprise et acceptée par chaque collaborateur concerné, les différentes catégories de véhicules sont bien définies.

L’enjeu pour le responsable du parc et pour une bonne gestion de la flotte de véhicules est de comprendre les besoins de chaque collaborateur en fonction de son statut et de son activité professionnelle tout en veillant à être en adéquation avec l’activité économique de l’entreprise. Cela a une importance pour l’attribution des véhicules d’entreprise.

Certains services comme la direction commerciale peuvent être également impliqués dans l’attribution, notamment pour proposer les meilleures solutions de mobilité à ses commerciaux.

Nous retrouvons dans la car policy les différentes grilles d’attribution :

• La grille d’éligibilité et de classification des collaborateurs : elle détermine l’attribution d’un véhicule de fonction et de service selon des critères de sélection comme la fonction et/ou le titre et le niveau de coefficient (indice de rémunération).
• La grille de définition des véhicules par catégorie (ou le catalogue véhicule) : elle précise les segments des véhicules, la marque, le modèle et parfois les caractéristiques du véhicule. Elle permet de faire le choix de la voiture de fonction selon la classification des conducteurs.

L’attribution des véhicules doit être cohérente pour une gestion de flotte efficace. Chaque véhicule attribué doit être adapté au métier et au collaborateur, ses objectifs de valorisation salariale et ses besoins directement. Il est essentiel d’appliquer une grande transparence et de suivre le statut hiérarchique lors de l’attribution afin d’éviter un sentiment d’injustice et que tout autre critère soit remis en cause.

 

L’importance d’anticiper pour optimiser les flottes d’entreprise

 

Le (les) responsable(s) du parc automobile doit choisir en accord avec le TCO (coût de possession) et la direction financière de l’entreprise avec quelles marques, quelles catégories de véhicules et quel type de contrat il souhaite travailler : véhicules utilitaires, véhicules électriques, en éco-conduite, en leasing ou en location longue durée par exemple.

La négociation entre l’entreprise, le loueur et le constructeur est une étape importante car il faut veiller au respect de certains critères définis en amont : la valeur résiduelle et les équipements souhaités (climatisation, couleur du véhicule, option GPS, etc.).

 

L’important est de maîtriser les coûts tout en proposant des véhicules de qualité et sécurisés. Il faut en effet présenter dans son catalogue (annexe de la car policy) des modèles au TCO avantageux et respectueux de l’environnement tout rendant le véhicule de fonction le plus attractif possible par les collaborateurs.

Selon la taille de l’entreprise et de sa flotte automobile, le nombre de catégories de véhicules proposé aux collaborateurs sera plus ou moins important. Le nombre de catégories maximum conseillé est de quatre. Cela dépend de la hiérarchie mise en place dans l’entreprise.

En fonction du nombre de catégories choisi et du nombre de marques différentes, l’entreprise peut obtenir des remises importantes (pouvant être supérieurs à 25 % du prix du catalogue) et de meilleures valeurs résiduelles.

Cela permet parfois de proposer des véhicules plus chers aux collaborateurs et ainsi les fidéliser davantage. Certaines entreprises font le choix de cibler quelques modèles uniquement afin d’augmenter leur force de négociation auprès des constructeurs et loueurs ou d’attribuer un seul modèle de véhicules pour tous les collaborateurs ayant un même statut.

Il est essentiel de rester connecté aux évolutions du marché automobile et aux besoins des collaborateurs au quotidien. La taille du parc automobile doit pouvoir s’ajuster au rythme d’activité de l’entreprise. Les contrats avec les entreprises partenaires doivent être négociés au mieux afin d’éviter des creux pendant des périodes en baisse d’activité (périodes de vacances par exemple) pour éviter des problèmes de trésorerie ou des délais de livraison importants pour lesquels l’entreprise va devoir avoir recours à de la location courte durée.

 

 

La car policy est un socle important pour la gestion de votre parc de véhicules. Une car policy bien construite et cohérente permet au responsable de la flotte automobile de remplir sa mission avec plus d’efficacité et évitera les litiges entre les collaborateurs. La maîtrise des coûts est au centre de la stratégie de toute entreprise. Externalisé ou non, votre parc automobile est un réel investissement et nécessite une vigilance permanente pour vos équipes, depuis la mise en place de la car policy, à l’attribution des véhicules pour les collaborateurs jusqu’à l’optimisation du catalogue de véhicules.